Mi experiencia utilizando Orquesta app

En Opinión

Orquesta App, el Backoffice de la industria creativa.

Antes de empezar a utilizar esta app tenía un poco de caos en el tema administrativo en mi negocio: Los contactos los guardaba por un lado, las facturas las diseñaba con un programa pero calculaba yo misma los costes a mano, el tema del pago trimestral del I.V.A. era un rollo porque tenía que juntar todas las facturas y hacer cuentas etc.

Cuando empecé era sencillo porque había poca información, pero llegó un momento en el que me volví hacer autónoma y el volumen de trabajo creció. Y con ello crecieron las facturas, los contactos y demás. Por Twitter conocí a una persona que me recomendó utilizar Orquesta y la verdad es que ahora me siento agradecida. Empecé con la versión Orquesta Solista (la cual es gratuita), pero en este post os voy a contar mi experiencia con Orquesta Dúo ya que ofrece lo mismo que la Solista pero más mejoras. Llevo utilizando la Versión Dúo desde enero creo recordar y Solista desde año y pico.

 

¿Qué hice para empezar a utilizar mi app de Orquesta?

Ordenador con Orquesta

  • Introducir logotipo y datos de empresa. Incluir nombre, email, dirección, teléfonos, logotipo que se incluirán en presupuestos y facturas que emita e incluir colores corporativos para personalizar mis documentos.
  • Introducir coste/hora. Si sabes cual es puedes introducirlo tú mismo pero si no lo sabes Orquesta te ayuda a saberlo si introduces tus gastos fijos, los sueldos etc.
  • Añadir servicios y tipos de gastos. Ambos se pueden clasificar y categorizar para llevar un orden y un control de los mismos. Ej.: Infografías > Explicativas o Promocionales
  • Introducir contactos. Puedes clasificarlos si son proveedores, clientes, sus datos personales y si están activos o no. Por ejemplo si ya no trabajas con un cliente pero lo quieres mantener para un futuro. En vez de borrarlo, lo pones como inactivo y no aparecerá a la hora de crear proyectos.
  • Añadir empresas. Una vez añadidas se debe crear departamentos y asignarles un responsable (uno de tus contactos creados anteriormente). Puedes ir al contacto correspondiente y añadir la empresa creada y el departamento, o hacerlo desde la empresa.

 

¿Qué proceso sigo desde que contacta conmigo el cliente hasta que facturo y cobro?

Ainaragm con el cliente
1) LLEGA EL CLIENTE.
Hablamos y le realizo una serie de preguntas para saber más sobre su negocio, su proyecto, cuales son sus metas, etc. Todas las preguntas necesarias para poder redactar correctamente el brief.

2) CREAR PROYECTO.
Le asigno un nombre al proyecto y añado la empresa y el nombre del responsable del departamento con el que mantendré contacto. Además, se deben incluir los servicios prestados y añadir la fecha de entrega. ¿Lo mejor? Puedo incluir el brief del cliente.

3) CREAR PRESUPUESTO.
Añado precio a los servicios prestados (se incluirán por defecto al haber creado el proyecto) e incluyo las horas que creo que me llevará realizar la tarea. Estas horas son orientativas pero se pueden calcular mirando el tiempo que te ha costado hacer proyectos parecidos. Punto fuerte: Orquesta me indicará si me va a salir rentable el proyecto realizándolo en esas horas.

4) ¡COMIENZO A TRABAJAR!.
Creo el parte de trabajo añadiendo una descripción (ej.: crear bocetos) y pongo el contador en marcha para calcular las horas del proyecto. De esta manera sabré se si estoy cumpliendo o no las horas que había previsto. Además, trabajo con objetivos.

5) ENVIAR AL CLIENTE.
Se le envía al cliente para que pueda ver el resultado.

6) ¿CAMBIOS?.
En el caso de que hubiese cambios a realizar, vuelvo a abrir el parte de trabajo pero en modo “cambios” y pongo de nuevo el contador en marcha. Controlo el tiempo que invierto en el diseño y el tiempo que paso realizando los cambios del cliente.

7) FACTURAR.
Una vez hechos los cambios y quede todo aceptado y zanjado, me dispongo a realizar la factura: Añado la fecha de la factura, el número de la misma y la fecha de previsión de cobro. Si ha habido muchos cambios los incluyo como coste adicional.

8) ESPERO A COBRAR :)

 

¿Cómo me ayuda Orquesta en mi trabajo?

Yo utilizando orquesta

  1. Guardo todos mis contactos (clientes, proveedores, y si tuviese empleados podría incluirlos) en una base de datos.
  2. Gracias al contador soy más productiva ya que evita que me distraiga con emails, redes sociales, teléfono etc.
  3. Hacer una previsión de horas del proyecto me ayuda a presupuestar de manera más rápida y realista.
  4. Puedo visualizar las facturas según los periodos y además puedo ver por separado el precio neto, el I.V.A., el I.R.P.F. y el precio total.
  5. Puedo ver mi previsión de ingresos mes a mes.
  6. Sé cuando un proyecto me va a salir rentable y sobretodo qué clientes y tipos de trabajo son más rentables.
  7. Estoy más informada ya que al final de la semana recibo un informe que me dice como ha ido la semana.
  8. Lo más importante: Tengo un método de trabajo y todo tiene un orden coherente.

 

Para saber más:

www.orquestaapp.com

 

Ver Infografía

Infografía de opinión sobre Orquesta

ainaragm
ainaragm
Me llamo Ainara y me considero una creadora vocacional. Desarrollo mi carrera como Freelance en el mundo del Diseño Gráfico y la Ilustración trabajando tanto para clientes como colaborando con empresas.
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